หน้าหลัก

จดหมายเหตุ

         เมื่อพูดถึง “จดหมายเหตุ” ส่วนใหญ่เราจะนึกถึงเอกสารโบราณ บันทึกเหตุการณ์สำคัญต่างๆ  เช่น จดหมายเหตุกรุงศรีฯ พงศาวดาร ใบบอก แต่เราอาจลืมเอกสารสำคัญที่เกิดจากการปฏิบัติงานขององค์กรอีกจำนวนไม่น้อยที่มีคุณค่าเหมาะแก่การเก็บรักษาเพื่อเป็นหลักฐานในการดำเนินงาน  รวมไปถึงสามารถนำไปใช้ในการศึกษาค้นคว้าวิจัย  ซึ่งเราเรียกเอกสารสำคัญนี้ว่า งานจดหมายเหตุยุคสมัยใหม่ (Modern Archives) ซึ่งได้เริ่มต้นในยุคที่เกิดพัฒนาการทางวิชาการ องค์กรต่างๆ จึงมีเอกสารที่เกิดจากการทำงานจำนวนมาก ในเอกสารจำนวนมากนั้นจะมีเอกสารบางส่วนที่มีคุณค่าทางการบริหาร ทางกฎหมาย และการค้นคว้าวิจัย ที่ควรถูกนำมาประเมินคุณค่าและจัดเก็บไว้เป็นจดหมายเหตุที่มีคุณค่าถาวร เนื่องจากเอกสารที่เป็นจดหมายเหตุเหล่านั้นจะสะท้อนให้เห็นประวัติศาสตร์ วัฒนธนนม ขนบธรรมเนียมประเพณี และความรู้ ขององค์กร โดยจะมองเห็นกระบวนการการทำงานที่ผ่านมา เหตุการณ์ที่ปรากฏ กิจกรรมสำคัญ และผลงานของบุคคลที่เกี่ยวข้องในองค์กร ที่สำคัญเอกสารจดหมายเหตุแต่ละยุคสมัยยังสามารถใช้เป็นหลักฐานสำคัญ เช่น หลักฐานทางกฎหมายใช้อ้างอิงเพื่ออ้างอิงสิทธิประโยชน์ขององค์กร เอกสารทางการเงินจะแสดงฐานะทางการเงินและการใช้จ่ายของหน่วยงาน เป็นต้น

         เมื่อสังคมโลกพัฒนาและเปลี่ยนแปลงทำให้รูปแบบและประเภทของวัสดุที่ใช้บันทึกข้อมูลมีหลากหลาย และเมื่อเวลาผ่านไปข้อมูลจึงถูกจัดเก็บอยู่ในวัสดุที่หลากหลาย มีจำนวนเพิ่มมากขึ้น รวมไปถึงการเสื่อมสภาพของเอกสารเก่า จึงได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดเก็บและเข้าถึง ทั้งยังเป็นการรักษาสภาพของเอกสารต้นฉบับให้อยู่ในสภาพดี เราจึงจำเป็นต้องเปลี่ยนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล โดยการถ่ายหรือScan การแปลงจาก analog ให้เป็น digital การถ่ายรูปสิ่งของพร้อมทั้งบันทึกรายละเอียดในฐานข้อมูล เพื่อการค้นคืนที่สะดวกและยังรักษาเอกสารต้นฉบับให้คงอยู่ตลอดไป

ติดตามข่าว มรม